LEAN OFFICE

Lean se dá aplikovat ne jen ve výrobních společnostech, ale i na nevýrobní části společností jako je administrativa, nebo služby.

Problémem je, že se v administrativách úzce soustředí na lean nástroje tak jak jsou implementovány ve výrobních procesech a neuvědomují si, že je třeba jiného pohledu. Výsledkem je nechuť pracovat na něčem co nefunguje a celková rezignace na změny. Dalším problémem je nedostatečné sladění se strategií organizace a firemními cíli. Výsledkem je , že vedoucí pracovníci vzdají úsilí a vše se vrátí do starých kolejí.

Problém administrativy ( obchod, nákup, personalistika, účetní) je ve vyšší míře variability procesů. To je zpravidla způsobeno chybějícími standardy a postupy. Často si vedoucí myslí, že lean office spočívá v zavedení 5S na stolech, ale to je jen třešnička na dortu, která je vidět a slouží především pro nás a vedoucí.

Mnohem větší část lean office bude mít dopad na zákazníka a to je zcela zásadní část práce lean. Příkladem je například kratší zpracování objednávky, rychlejší nábor lidí, rychlejší zpracování faktur atd.

Pojďme si povědět o čtyřech základních krocích, které je třeba vykonat pro úspěšnou implementaci lean office:

- stabilizovat

- standardizovat

- vizualizovat

- zlepšovat

STABILIZOVAT

cílem tohoto kroku je vytvořit předvídatelné a opakovatelné výstupy. Je nutné zaměřit se na příčiny vzniku nestability a variability. Příkladem může být příjem objednávek od zákazníků různými zdroji a způsoby. Jakmile odhalíte tyto místa je nutné určit si způsoby jak je stabilizovat a přistoupit pak následně k dalšímu kroku

STANDARDIZOVAT

výsledkem standardizace je to, že máte velkou možnost ve využití lidí, zastupitelnosti a rychlejšímu zaučení nových lidí. Dále jste schopni takové procesy zrychlovat. To je dáno tím, že se dělají stále stejně. V neposlední řadě jste schopni velmi snadno identifikovat abnormality. A když už máme zavedenou standardizaci je třeba

ZVIDITELNIT/VIZUALIZOVAT

zde je skvělý čas nastavení 5S v kanceláři, ale také zviditelnění výsledků a různých postupů. Například postup došlých faktur, to znamená vidět kde a v jaké fázi faktura je.Posledním a neméně důležitým krokem je

ZLEPŠOVAT

ano tak jako výrobě je i v kanceláři třeba na zavedeném systému stále pracovat a vylepšovat jej. Drobnými krůčky se posouvat dále. Zde je velká role vedoucích pracovníků aby lidi za jakékoliv zlepšení chválili a dávali najevo, jak si takových aktivit váží. Dále je pro takovou podporu důležité zavedení určitého způsobu vzdělávání. Pro takové účely by měli fungovat v organizacích lean specialisté, pokud na toto nemají čas vedoucí pracovníci.

Pokud Vás zajímá více o lean office, neváhejte se na mne obrátit na kterýkoliv z kontaktů zde na stránkách. Velmi rád s Vámi projdu Váš současný stav a navrhnu způsoby jak situaci řešit.